Configurar mensajes y recordatorios

Aquí decides qué le llega al paciente sobre su cita, por dónde y cuándo, y qué avisos recibe tu equipo. Hazlo al empezar a usar Agenda y cada vez que tu institución cambie su forma de recordar las citas. Cómo lo vive el equipo cada día está en Recordatorios y confirmaciones.

Antes de empezar

• Necesitas el rol Administración.
• La función Mensajes y recordatorios debe estar encendida en Configuración › Institución y funciones. Sin ella, la sección no aparece en Configuración. Apagarla detiene todos los mensajes a pacientes y la agenda diaria.
• Ponle Nombre y logo a tu institución en Institución y funciones (ver Configurar Agenda): con ellos firma cada mensaje. Sin nombre, los correos no dicen quién los envía.
• Para que salgan correos, el Correo del paciente debe pedirse al agendar; para WhatsApp y llamadas, el Teléfono. Ver Configurar los datos al agendar.
• WhatsApp y llamadas necesitan Raíz (Contactabilidad) conectada a Agenda, un número de WhatsApp y, para llamar, un agente de voz. El equipo de Arbol hace la conexión: si la necesitas, pídesela.

Lo que viene apagado

Al empezar no le sale nada a nadie: cada mensaje queda apagado hasta que lo enciendas.

Ver qué recibe el paciente

Arriba están las cinco secciones: Resumen, Correo, WhatsApp y llamadas, Diseño del correo y Avisos al equipo. Cada una se guarda por separado, con su propio Guardar cambios. En Dónde se configura, cada sección dice cómo está, por ejemplo 2 de 4 mensajes salen por correo o Contactabilidad conectada.

Correo

Abajo dice Guardado. Aplica a las citas que se agenden… desde ahora. Lo que enciendes aplica a las citas que se agenden o reprogramen desde ese momento; lo que apagas deja de salir de inmediato, también en las citas ya agendadas.

Los recordatorios por correo son aparte de los de WhatsApp y llamada: si encendiste los dos canales, el paciente recibe los dos. Si al agendar ya pasó la hora de un recordatorio, ese no sale.

WhatsApp y llamadas

Los números de WhatsApp, los textos aprobados (plantillas) y los agentes de voz se crean en Raíz (Contactabilidad): ver Novedades, plantillas y campañas. Aquí eliges cuáles usa Agenda y cuándo.

Abajo dice Guardado. Los recordatorios pendientes se reprogramaron con esta configuración. A diferencia del correo, este cambio aplica también a las citas ya agendadas de los próximos días.

Ten en cuenta:

• Si cambias el Número de WhatsApp, se borran la plantilla, los datos, los avisos y el Cuándo: elígelos otra vez.
• Si dejas la plantilla en Sin seleccionar, también se apagan los avisos por WhatsApp, porque usan los datos de esa plantilla.
• Los mensajes y las llamadas necesitan el teléfono del paciente con el indicativo del país, por ejemplo +57. Si nadie lo cambió, el campo Teléfono del formulario trae de ejemplo «+57 300 000 0000».
• Los datos se llenan así: la fecha como «14 de octubre de 2026», la hora en formato de 24 horas («14:30»), la sede con su nombre, dirección y ciudad (o el nombre de tu institución si la agenda no tiene sede) y el profesional con su nombre (o «Equipo de atención» si la cita es de una sala o un equipo).
• Nunca se envían las observaciones, la autorización, el documento ni las notas de la ficha.

Cómo escribir las plantillas

Las plantillas se escriben en Raíz y solo aparecen aquí cuando ya están aprobadas. Para que funcionen bien con Agenda:

• Escribe una plantilla por mensaje: el recordatorio, la cita agendada, la reprogramada y la cancelada, cada una con su texto. La de reprogramada dice la nueva hora; la de cancelada dice qué cita se canceló.
• Usa el mismo idioma y los mismos espacios, en el mismo orden, en las cuatro: los avisos reutilizan los datos del recordatorio.
• No pongas diagnósticos, resultados ni datos clínicos: lo que escribas en la plantilla les llega igual a todos los pacientes. Piensa también si el nombre del servicio o del profesional puede decir más de lo que el paciente quiere que otros lean en su celular.
• Invita a responder por el chat solo si alguien de tu equipo o un agente atiende ese número en Raíz.

Hola {{1}}, te esperamos el {{2}} a las {{3}} para revisar
el resultado de tu biopsia. Trae tus exámenes anteriores.

Hola {{1}}, te recordamos tu cita en Clínica Ejemplo
el {{2}} a las {{3}}, en {{4}}. Si no puedes asistir,
respóndenos por este chat.

La primera le cuenta a cualquiera por qué viene el paciente; la segunda solo dice dónde y cuándo, e invita a responder. Las indicaciones de cada servicio, como venir en ayunas, van en el correo y en el recordatorio que el equipo escribe desde la cita, no en la plantilla de WhatsApp.

Diseño del correo

El asunto de cada correo lo pone Agenda: qué pasó, el día y la hora, por ejemplo «Recordatorio de tu cita: Miércoles 14 de octubre, 9:00 a. m.».

Usar tu propio HTML

Si tu institución quiere otro diseño, cada correo puede tener su propio HTML. Todos los recordatorios usan el mismo.

Cada correo admite hasta 30.000 caracteres. Para volver, haz clic en Volver al diseño de Arbol; para empezar otra vez, en Empezar de nuevo desde el diseño de Arbol. Los datos que puedes usar:

Un dato que no esté en la lista queda vacío. Si tu HTML no tiene {{orden_llegada}}, el aviso de atención por orden de llegada va junto a la hora.

Enviar una prueba

La prueba llega en unos segundos con el asunto «[Prueba] …». Muestra una cita de ejemplo para mañana a las 9:00, con un servicio, un profesional y una sede de tu institución, y sus botones no cambian ninguna cita. Sale con lo último guardado: si tienes cambios sin guardar, la ventana te lo advierte.

Avisos al equipo

La agenda diaria lleva datos de pacientes: envíala solo a personas autorizadas. Con Enviar ahora mandas la agenda de hoy o la de mañana en ese momento, a los correos que estén en Destinatarios, sin cambiar el envío de las 7:00 p. m. En Últimos envíos de la agenda ves cómo salió cada día: Enviado, Rechazado, Enviando o Por revisar.

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