Aquí están los problemas que más se repiten en Agenda, con lo que dice la pantalla y qué hacer.
No hay cupos
Agendar dice «No hay cupos hasta el…». Agenda buscó hasta donde se puede agendar ese servicio y no encontró horarios libres. Debajo explica por qué y ofrece qué hacer:
- Las agendas de este servicio no tienen horarios futuros cargados: nadie ha puesto el horario del profesional, o terminó. Quien tiene Administración debe cargarlo (ver Configurar horarios, días especiales y ausencias).
- Este servicio aún no tiene una agenda activa asociada: nadie atiende ese servicio, o su agenda está archivada (ver Crear y configurar servicios).
- El horario del servicio no coincide con el horario de…, una ausencia o bloqueo afecta la cita o Este servicio tiene un cierre: ese día el profesional no atiende ese servicio.
- Hay un horario publicado el…: hay horarios más adelante. Haz clic en Buscar desde el… para verlos.
Mientras tanto, prueba con otro profesional, cambia la fecha en Desde o anota al paciente en la lista de espera. Si la hora que necesitas está llena y el profesional está de acuerdo, puedes agregar un sobrecupo.
Al hacer clic en la agenda dice «Nada disponible a las…». Esa hora está ocupada o fuera del horario. Elige otro horario del día, busca el servicio en la lista o agrega un sobrecupo.
Dice «Ya no quedan cupos este día». Agenda te muestra los Próximos cupos con ese profesional: elige uno, o cambia el Día.
Dice «Ese horario es de otro servicio. Elige un horario del mismo servicio». El cupo que elegiste es de otro servicio de esa agenda. Vuelve a elegir el servicio y uno de sus cupos.
Dice «Esa duración ya no está permitida. Elige otra de la lista» o «Tu organización ya no permite cambiar la duración al agendar». Alguien cambió las duraciones del servicio mientras agendabas. Elige una de las que ofrece Agendar, o vuelve a la duración del servicio.
Dice «Este estudio tiene un límite de cupos y no admite sobrecupos». La sala o el equipo de ese estudio largo tienen cupos contados. Elige un horario disponible.
Otra persona cambió algo mientras tanto
Varias personas trabajan en la misma agenda al mismo tiempo. Agenda no aparta un cupo mientras escribes y no deja que un cambio borre otro: quien guarda primero se queda con el cupo o el cambio, y a quien guarda después Agenda le avisa.
Dice «Ese horario ya no está disponible. Elige otro horario». Otra persona agendó ese cupo mientras escribías los datos del paciente. En Agendar, Agenda vuelve a buscar y te muestra los cupos libres, sin borrar los datos del paciente. Elige otro y confirma.
Dice «Este servicio ya tiene a esa hora todas las citas que puede atender a la vez». Se llenó la capacidad del servicio a esa hora. Elige otro horario.
Dice «La disponibilidad o el registro cambió. Actualiza y vuelve a intentarlo». Alguien cambió la cita, el paciente o la entrada de la lista de espera mientras la tenías abierta. Cierra el panel o la ventana, vuelve a abrirla, revisa qué cambió y haz tu cambio de nuevo.
Dice «El registro ya no está disponible. Actualiza la agenda». Ese registro se eliminó o se movió. Recarga la página.
La agenda se actualiza sola cuando otra persona agenda, mueve o cancela una cita; no hace falta recargarla. Si perdiste la conexión a internet un rato, recarga la página.
No ves un botón o una página
No ves Agendar, Reprogramar o los botones de estado. Tu rol es Consulta, que solo permite ver. En el panel de una cita lo dice: Solo lectura. Pide el rol que necesitas a alguien con Administración (ver Quién puede hacer qué).
Dice «No tienes acceso a esta página». La página es para otro rol. La pantalla dice cuál es el tuyo y quién puede dártelo. Haz clic en Ir a la agenda para volver.
No ves Lista de espera, Reportes o la pestaña Archivos. Tu institución no los tiene encendidos. Quien tiene Administración los enciende en Configuración › Institución y funciones.
Te cambiaron el rol y no ves nada distinto. Cierra sesión y vuelve a entrar: el rol nuevo se ve al entrar.
Dice «No tienes permiso para esta acción en la organización actual». Si trabajas con varias organizaciones, revisa que estás en la correcta: arriba en el menú está su nombre. Haz clic en él y elige Cambiar de organización.
La agenda se ve rara
Las horas de las citas se ven corridas. Haz clic en el botón de tu cuenta, abajo en el menú, y revisa la Zona horaria.
No ves a un profesional. Puede estar oculto en Vista (Ajustes de la agenda), filtrado con los botones de arriba o en otra sede. Haz clic en Todos y revisa la sede.
No ves las citas canceladas. Haz clic en Ver canceladas.
Dice «Prepara tu agenda» o «Configura tus servicios». Todavía no hay profesionales, horarios o servicios listos. Quien tiene Administración los configura (ver Configurar Agenda).
Dice «No pudimos cargar los servicios y profesionales». Haz clic en Reintentar. Si sigue, recarga la página.
Pacientes
Dice «Ya existe un paciente con ese documento». Ese paciente ya está registrado. Búscalo y usa su ficha; no crees uno repetido.
El paciente no aparece en la búsqueda. Puede estar archivado: en Pacientes, haz clic en Archivados.
Dice «Revisa los campos requeridos para agendar esta cita». Falta un dato obligatorio en tu institución, marcado con *.
Dice «Revisa el tipo de documento y los campos del paciente». Falta el tipo de documento o un dato del paciente no tiene el formato esperado. Revisa los campos marcados en rojo.
Dice «El teléfono solo puede tener números, espacios, guiones y +». Quita letras, paréntesis o puntos. Escribe el indicativo con +, por ejemplo +57.
Dice «Revisa el correo: debe verse como nombre@dominio.com». Corrige el correo o déjalo vacío si no es obligatorio.
Agenda reconoció a otro paciente. Si al escribir el documento aparece Paciente registrado con alguien que no es, haz clic en la X de ese aviso (No es este paciente) y escribe los datos correctos. Si el documento es de otra persona, revísalo con el paciente.
Dice «Solo se guardan PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP o HEIC)». Guarda el archivo como PDF o tómale una foto.
Dice «La cita se guardó, pero no se adjuntó… Súbelo desde la cita». La cita quedó agendada; el archivo no. Abre la cita y súbelo en Documentos.
Avisos al paciente
El paciente dice que no le llegó el aviso. Abre la cita y mira Avisos y recordatorios. Cada aviso tiene un estado: Programado (todavía no sale), Enviando (está saliendo), Aceptado (salió, pero eso no confirma que le llegó), Rechazado (por ejemplo, un teléfono sin indicativo), Por revisar (no se sabe si salió, y Agenda no lo reenvía para no duplicarlo) o No se envió (la cita cambió o tu institución lo apagó). Revisa que la cita tenga su teléfono con indicativo y su correo, y recuérdale tú con Recordar por WhatsApp. Más en Recordatorios y confirmaciones.
Al cancelar dice «Avísale al paciente: no recibe ningún aviso automático». Tu institución no tiene el aviso de cancelación encendido o la cita no tiene el correo del paciente. Llámalo o escríbele.
Configuración y equipo
No encuentras un ajuste. En Configuración, usa el buscador de arriba («Buscar: recordatorio, EPS, festivo…»).
Dice «Mensajes y recordatorios está apagado. Enciéndelo en Configuración → Institución y funciones». Quien tiene Administración debe encender esa función antes de configurar los mensajes.
Dice «Escribe al menos un correo para enviar la agenda». Al enviar la agenda diaria en PDF, escribe al menos un destinatario.
Dice «No puedes quitarte tu propio acceso de Administración». Para que nadie se quede sin quién administre, pide a otra persona con Administración que cambie tu rol.
Dice «Ese rol todavía no existe. Pide al equipo de Arbol que lo cree». Escribe al equipo de Arbol con el rol que necesitas.
Dice «Contactabilidad no autorizó a la agenda…» o «Contactabilidad no respondió…». La conexión con WhatsApp y las llamadas de Arbol no está habilitada para tu institución, o no respondió. Espera unos minutos; si sigue, avisa al equipo de Arbol.
La sesión
Dice «Tu sesión venció. Vuelve a iniciar sesión». Entra de nuevo con tu cuenta de Arbol. Lo que no guardaste puede perderse.
Dice «Hay muchas solicitudes. Espera un momento e inténtalo de nuevo». Espera unos segundos y vuelve a hacer lo que estabas haciendo.
Aparece «Hay una versión nueva de Calendar» con el botón Actualizar. Hay una versión nueva de Agenda. Guarda lo que estés escribiendo y haz clic en Actualizar: la página se recarga. Si tienes algo sin guardar, el navegador te pregunta antes.
Si un problema sigue, anota qué estabas haciendo, la hora y lo que dice la pantalla, y avisa a quien administra Agenda en tu institución.