--- title: "Configurar mensajes y recordatorios" description: "Para Administración, elige qué le llega al paciente por correo, WhatsApp y llamada, cuándo salen los recordatorios, qué puede hacer el paciente desde su correo y qué avisos recibe tu equipo." --- > Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.getarbol.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Configurar mensajes y recordatorios Aquí decides qué le llega al paciente sobre su cita, por dónde y cuándo, y qué avisos recibe tu equipo. Hazlo al empezar a usar Agenda y cada vez que tu institución cambie su forma de recordar las citas. Cómo lo vive el equipo cada día está en [Recordatorios y confirmaciones](/agenda/reminders/). ## Antes de empezar - Necesitas el rol **Administración**. - La función **Mensajes y recordatorios** debe estar encendida en **Configuración** › **Institución y funciones**. Sin ella, la sección no aparece en **Configuración**. Apagarla detiene todos los mensajes a pacientes y la agenda diaria. - Ponle **Nombre** y logo a tu institución en **Institución y funciones** (ver [Configurar Agenda](/agenda/setup/)): con ellos firma cada mensaje. Sin nombre, los correos no dicen quién los envía. - Para que salgan correos, el **Correo** del paciente debe pedirse al agendar; para WhatsApp y llamadas, el **Teléfono**. Ver [Configurar los datos al agendar](/agenda/setup/booking-details/). - WhatsApp y llamadas necesitan Raíz (Contactabilidad) conectada a Agenda, un número de WhatsApp y, para llamar, un agente de voz. El equipo de Arbol hace la conexión: si la necesitas, pídesela. ## Lo que viene apagado Al empezar no le sale nada a nadie: cada mensaje queda apagado hasta que lo enciendas. | Ajuste | Al empezar | | --- | --- | | Confirmación, aviso de cambio de horario y aviso de cancelación por correo | Apagados | | Recordatorios por correo | Ninguno | | Botones del paciente (**Confirmar asistencia**, **Cancelar la cita**) | Apagados. Al encender la cancelación, el plazo viene en 2 horas antes. | | **Incluir la sede y su dirección** | Encendido | | Diseño de los correos | El diseño de Arbol | | WhatsApp y llamada | Sin número, sin plantilla y sin agente de voz | | Agenda diaria en PDF y aviso de la lista de espera | Apagados | ## Ver qué recibe el paciente 1. En el menú, haz clic en **Configuración** y luego en **Mensajes y recordatorios**. Se abre el **Resumen**. 2. En **Qué recibe el paciente**, revisa cada mensaje (**Confirmación**, **Recordatorios**, **Cambio de horario** y **Cancelación**): cuándo sale y por qué canales, o **No se envía**. 3. Lee los avisos de arriba, si los hay, por ejemplo **El correo del paciente no se pide al agendar, así que no sale ningún correo.** Cada uno tiene un enlace para arreglarlo. Arriba están las cinco secciones: **Resumen**, **Correo**, **WhatsApp y llamadas**, **Diseño del correo** y **Avisos al equipo**. Cada una se guarda por separado, con su propio **Guardar cambios**. En **Dónde se configura**, cada sección dice cómo está, por ejemplo **2 de 4 mensajes salen por correo** o **Contactabilidad conectada**. ## Correo 1. Haz clic en **Correo**. 2. En **Qué correos recibe el paciente**, enciende los que quieras. Con **Ver**, junto a cada uno, ves cómo se ve. | Correo | Cuándo sale | | - | - | | **Confirmación al agendar** | Apenas se agenda la cita, desde la agenda, el asistente de WhatsApp o la API. | | **Aviso de cambio de horario** | Cuando la clínica mueve la cita: la nueva fecha y hora, y los botones para confirmar o cancelar. | | **Aviso de cancelación** | Cuando la clínica cancela la cita, sin el motivo, con quién comunicarse para agendar otra. No sale si el paciente la canceló desde su correo. | 3. En **Recordatorios**, agrega hasta tres. Haz clic en un atajo (**2 días antes**, **1 día antes** o **2 horas antes**), o escribe otro en **u otro:**: un número, la unidad (**minutos**, **horas** o **días**) y **Agregar**. Cada recordatorio va de 15 minutos a 7 días antes, y no se repite. Para quitar uno, haz clic en la **X** de su fila. 4. En **Lo que puede hacer el paciente**, decide qué botones lleva el correo: - **Confirmar asistencia**: la cita pasa a **Confirmada**. - **Cancelar la cita**: la cita se cancela con el motivo **Cancelada por el paciente** y el horario queda libre. En **Puede cancelar hasta**, elige el plazo, de **La hora de la cita** a **2 días antes**. Después de ese plazo, el botón le pide comunicarse con la clínica. Los botones abren una página con la cita, y nada cambia hasta que el paciente confirma ahí. 5. Abajo, haz clic en **Guardar cambios**. Abajo dice **Guardado. Aplica a las citas que se agenden… desde ahora.** Lo que enciendes aplica a las citas que se agenden o reprogramen desde ese momento; lo que apagas deja de salir de inmediato, también en las citas ya agendadas. Los recordatorios por correo son aparte de los de WhatsApp y llamada: si encendiste los dos canales, el paciente recibe los dos. Si al agendar ya pasó la hora de un recordatorio, ese no sale. ## WhatsApp y llamadas Los números de WhatsApp, los textos aprobados (plantillas) y los agentes de voz se crean en Raíz (Contactabilidad): ver [Novedades, plantillas y campañas](/raiz/campaigns/). Aquí eliges cuáles usa Agenda y cuándo. 1. Haz clic en **WhatsApp y llamadas**. En **Conexión con Contactabilidad** debe decir **Conectada**, con cuántos números de WhatsApp y agentes de voz tiene tu institución. Si dice otra cosa, ve a los problemas frecuentes, abajo. 2. En **1. Recordatorio por WhatsApp**, elige el **Número de WhatsApp** de tu institución. 3. En **Plantilla del recordatorio**, elige el texto aprobado. Debajo aparece **Así dice la plantilla:**, con sus espacios entre llaves, como `{{1}}`. 4. Para cada espacio, en **Qué va en** `{{1}}` (o el nombre del espacio), elige el dato de la cita: **Nombre del paciente**, **Fecha de la cita**, **Hora de la cita**, **Servicio**, **Profesional** o **Sede**. Al elegir la plantilla, Agenda los propone en este orden: nombre, fecha, hora, sede, servicio y profesional. Revisa que cada uno quede donde lo dice el texto. 5. En **Cuándo**, enciende **2 días antes**, **1 día antes** o **2 horas antes**. Puedes encender los tres. Si no enciendes ninguno, no salen recordatorios automáticos por WhatsApp, pero tu equipo puede enviarlo a mano desde la cita. 6. En **2. Avisos por WhatsApp**, elige una plantilla para **Cita agendada**, **Cita reprogramada** y **Cita cancelada**, o deja **No enviar aviso**. Solo aparecen plantillas del mismo idioma y con los mismos datos que la del recordatorio. 7. En **3. Llamada de recordatorio**, elige el **Agente de voz** y, en **Cuándo**, a qué horas llama. Con **Sin llamadas**, no llama. La voz, lo que dice el agente y el número desde el que llama se administran en Raíz. 8. Haz clic en **Guardar cambios**. Abajo dice **Guardado. Los recordatorios pendientes se reprogramaron con esta configuración.** A diferencia del correo, este cambio aplica también a las citas ya agendadas de los próximos días. Ten en cuenta: - Si cambias el **Número de WhatsApp**, se borran la plantilla, los datos, los avisos y el **Cuándo**: elígelos otra vez. - Si dejas la plantilla en **Sin seleccionar**, también se apagan los avisos por WhatsApp, porque usan los datos de esa plantilla. - Los mensajes y las llamadas necesitan el teléfono del paciente con el indicativo del país, por ejemplo **+57**. Si nadie lo cambió, el campo **Teléfono** del formulario trae de ejemplo «+57 300 000 0000». - Los datos se llenan así: la fecha como «14 de octubre de 2026», la hora en formato de 24 horas («14:30»), la sede con su nombre, dirección y ciudad (o el nombre de tu institución si la agenda no tiene sede) y el profesional con su nombre (o «Equipo de atención» si la cita es de una sala o un equipo). - Nunca se envían las observaciones, la autorización, el documento ni las notas de la ficha. ### Cómo escribir las plantillas Las plantillas se escriben en Raíz y solo aparecen aquí cuando ya están aprobadas. Para que funcionen bien con Agenda: - Escribe una plantilla por mensaje: el recordatorio, la cita agendada, la reprogramada y la cancelada, cada una con su texto. La de reprogramada dice la nueva hora; la de cancelada dice qué cita se canceló. - Usa el mismo idioma y los mismos espacios, en el mismo orden, en las cuatro: los avisos reutilizan los datos del recordatorio. - No pongas diagnósticos, resultados ni datos clínicos: lo que escribas en la plantilla les llega igual a todos los pacientes. Piensa también si el nombre del servicio o del profesional puede decir más de lo que el paciente quiere que otros lean en su celular. - Invita a responder por el chat solo si alguien de tu equipo o un agente atiende ese número en Raíz. ```text Hola {{1}}, te esperamos el {{2}} a las {{3}} para revisar el resultado de tu biopsia. Trae tus exámenes anteriores. ``` ```text Hola {{1}}, te recordamos tu cita en Clínica Ejemplo el {{2}} a las {{3}}, en {{4}}. Si no puedes asistir, respóndenos por este chat. ``` La primera le cuenta a cualquiera por qué viene el paciente; la segunda solo dice dónde y cuándo, e invita a responder. Las indicaciones de cada servicio, como venir en ayunas, van en el correo y en el recordatorio que el equipo escribe desde la cita, no en la plantilla de WhatsApp. ## Diseño del correo 1. Haz clic en **Diseño del correo**. 2. Revisa **Quién escribe**: el logo y el nombre de tu institución. Se cambian en **Institución y funciones**, con **Cambiar**. 3. Revisa **Lo que trae cada cita**: cada correo usa el color y las indicaciones del servicio de la cita. Se cambian en cada servicio, con **Ir a Servicios** (ver [Crear y configurar servicios](/agenda/setup/services/)). 4. En **Pie y sede**, escribe el **Pie del correo**, de hasta 500 caracteres: dirección, teléfono, políticas. Sale al final de cada correo y de la página de sus botones. 5. Deja encendido **Incluir la sede y su dirección** si quieres que el correo diga dónde es la cita, cuando la agenda pertenece a una sede. 6. Mira la vista previa: elige el correo, **Computador** o **Celular** y el servicio de ejemplo. 7. Haz clic en **Guardar cambios**. El asunto de cada correo lo pone Agenda: qué pasó, el día y la hora, por ejemplo «Recordatorio de tu cita: Miércoles 14 de octubre, 9:00 a. m.». ### Usar tu propio HTML Si tu institución quiere otro diseño, cada correo puede tener su propio HTML. Todos los recordatorios usan el mismo. 1. En **Plantillas**, haz clic en el correo: **Confirmación al agendar**, **Recordatorio**, **Aviso de cambio de horario** o **Aviso de cancelación**. 2. Elige **Mi propio HTML**. El editor empieza con el diseño de Arbol, para que lo cambies. 3. Para poner un dato de la cita, ubica el cursor y haz clic en el dato en **Datos que puedes usar**. 4. Revisa la vista previa, que cambia mientras escribes, y haz clic en **Guardar cambios**. Cada correo admite hasta 30.000 caracteres. Para volver, haz clic en **Volver al diseño de Arbol**; para empezar otra vez, en **Empezar de nuevo desde el diseño de Arbol**. Los datos que puedes usar: | Dato | Qué pone | | --- | --- | | `{{clinica}}`, `{{marca}}`, `{{logo}}` | El nombre de tu institución; su logo o, sin logo, su nombre; solo el logo | | `{{paciente}}`, `{{nombre}}` | El nombre completo y el primer nombre del paciente | | `{{dia}}`, `{{fecha}}`, `{{hora}}` | El día («Miércoles 14 de octubre»), la fecha completa con el año y la hora | | `{{ocupacion_hasta}}` | Hasta cuándo queda ocupada la agenda, o nada | | `{{servicio}}`, `{{profesional}}`, `{{sede}}`, `{{direccion}}` | El servicio, el profesional o los profesionales, la sede y su dirección | | `{{indicaciones}}`, `{{orden_llegada}}` | Las indicaciones del servicio; el aviso de atención por orden de llegada, o nada | | `{{color}}`, `{{color_suave}}`, `{{color_texto}}` | El color del servicio; muy claro, para fondos; oscurecido, para texto | | `{{boton_confirmar}}`, `{{boton_cancelar}}` | Los botones del paciente, o nada si están apagados | | `{{link_confirmar}}`, `{{link_cancelar}}` | Solo los enlaces de esos botones | | `{{aviso_cancelacion}}` | «Puedes cancelar hasta…», o nada | | `{{pie}}` | El pie del correo | Un dato que no esté en la lista queda vacío. Si tu HTML no tiene `{{orden_llegada}}`, el aviso de atención por orden de llegada va junto a la hora. ### Enviar una prueba 1. En la vista previa, haz clic en **Enviar prueba**. 2. En **Qué correo**, elige cuál. En **Para**, escribe una sola dirección: viene la tuya. 3. Si quieres, escribe el **Nombre del paciente** con el que saluda y elige el **Servicio de la cita**, que trae su color y sus indicaciones. Usa un nombre de ejemplo, nunca el de un paciente real. 4. Haz clic en **Enviar prueba**. La prueba llega en unos segundos con el asunto «[Prueba] …». Muestra una cita de ejemplo para mañana a las 9:00, con un servicio, un profesional y una sede de tu institución, y sus botones no cambian ninguna cita. Sale con lo último guardado: si tienes cambios sin guardar, la ventana te lo advierte. ## Avisos al equipo 1. Haz clic en **Avisos al equipo**. 2. En **Agenda diaria en PDF**, enciende **Enviar la agenda cada día** y elige en **Qué agenda se envía**: **Del mismo día**, para cerrar el día, o **Del día siguiente**, para preparar la recepción. Sale cada día a las 7:00 p. m., hora de Colombia. 3. En **Aviso de la lista de espera**, enciende **Avisar al equipo** si quieres un correo cada vez que el asistente de WhatsApp deja a alguien en la lista de espera, por una entidad que solo agenda el equipo o una cita prioritaria. Lleva el servicio, el motivo y los enlaces a la entrada y a la conversación, sin datos del paciente. 4. En **Destinatarios**, escribe los correos que los reciben, separados por comas. Caben hasta diez. 5. Haz clic en **Guardar cambios**. La agenda diaria lleva datos de pacientes: envíala solo a personas autorizadas. Con **Enviar ahora** mandas la agenda de hoy o la de mañana en ese momento, a los correos que estén en **Destinatarios**, sin cambiar el envío de las 7:00 p. m. En **Últimos envíos de la agenda** ves cómo salió cada día: **Enviado**, **Rechazado**, **Enviando** o **Por revisar**. ## Problemas frecuentes Tu institución todavía no tiene Raíz conectada a Agenda, o la conexión no está habilitada para ella. **Qué hacer:** pídele al equipo de Arbol que la habilite. Raíz no respondió, así que ahora no se pueden ver tus números ni tus plantillas. Lo que tenías configurado sigue guardado y se muestra en **Lo que tienes configurado**. **Qué hacer:** haz clic en **Volver a consultar** en unos minutos. Si sigue igual, avísale al equipo de Arbol y dale la referencia que muestra la pantalla, si la hay. Solo aparecen las plantillas ya aprobadas del número elegido. Para los avisos, solo las del mismo idioma y con los mismos datos que la plantilla del recordatorio. **Qué hacer:** revisa en Raíz que la plantilla esté aprobada y sea del mismo número. Si es para un aviso, ajústala para que tenga los mismos espacios que la del recordatorio. Encendiste un **Cuándo** o un aviso por WhatsApp sin elegir el número y la plantilla del recordatorio. **Qué hacer:** elige el **Número de WhatsApp** y la **Plantilla del recordatorio**, y vuelve a guardar. Puede faltar el correo en las citas o estar apagado el correo que esperabas. **Qué hacer:** - En el **Resumen**, revisa que el mensaje diga **Correo** y no **No se envía**. - En **Datos al agendar**, revisa que el **Correo** no esté en **No se pide**. Si está en **Opcional**, el campo queda dentro de **Más datos (opcional)** al agendar y es fácil olvidarlo: ponlo en **Obligatorio** o pide al equipo que lo llene. - Recuerda que un recordatorio nuevo aplica a las citas que se agenden o reprogramen después de guardarlo. La prueba sale a una sola dirección y puede caer en correo no deseado o en promociones. **Qué hacer:** revisa esas carpetas. Si la ventana dice **Tu cuenta no tiene correo: escribe a qué dirección enviarlo.**, escribe una dirección en **Para**. Si dice **El servicio de correo no acepta esa dirección. Prueba con otra.**, usa otra. Otra persona guardó estos ajustes mientras los tenías abiertos. **Qué hacer:** recarga la página, revisa lo que cambió y vuelve a hacer tus cambios. Source: https://docs.getarbol.com/agenda/setup/messages-and-reminders/index.mdx