Agendar una cita · Agenda

Hazlo cuando un paciente pide una cita, en la ventanilla, por teléfono o por mensaje. Hay dos caminos: la página Agendar, que busca el primer cupo libre entre todos los profesionales, y un clic en un espacio libre de la agenda, cuando ya sabes la hora y con quién.

Antes de empezar

Necesitas el rol Recepción, Profesional o Administración.
Ten a mano el documento del paciente y lo que necesita (el servicio). Si tiene una autorización u orden, puedes adjuntarla.

Pasos

En el menú, haz clic en Agendar. En la agenda también puedes pulsar N o, en el celular, el botón redondo +.
En el buscador ¿Qué necesita el paciente?, escribe el servicio y elígelo de la lista. También puedes hacer clic en uno de Destacados, Tus recientes, Frecuentes o de su categoría.
Mira los cupos. Arriba aparece Próxima cita disponible, con qué tan lejos está; debajo, los primeros cupos de cada día.

Si quieres otra cosa, cambia los controles de arriba:
- Primeros disponibles muestra los primeros cupos de todos los profesionales, por día. Por agenda muestra los cupos de cada profesional por separado.
- En la lista de profesionales elige uno, o Todos los profesionales.
- En Desde, elige desde qué día buscar.
- En Duración, si tu institución lo permite, escribe cuánto dura esta cita (por ejemplo 20m o 1h30). Solo cambia esta cita.
Haz clic en el cupo que quiere el paciente, o en Elegir esta junto a la próxima cita disponible. Con el teclado, las teclas 1 a 9 eligen los primeros cupos.

A la derecha se abre el panel con el cupo elegido y los datos del paciente.
Lee lo que dice el servicio, si dice algo:
- Solo pacientes de 18 a 65 años (o desde los N años, o hasta los N años): el servicio tiene un rango de edad. Si Agenda no conoce la fecha de nacimiento del paciente, o si queda fuera del rango (te avisa en ámbar), confirma su edad y marca Revisé la edad y autorizo que el equipo agende esta cita.
- Nota para quien agenda: lo que el equipo debe revisar. El paciente no la ve.
- Indicaciones para el paciente: lo que debes leerle, como venir en ayunas. También le llegan por correo y en el WhatsApp que le envíes desde Agenda.
Escribe el documento del paciente. Si ya está registrado, Agenda llena sus datos y muestra Paciente registrado con sus citas y Ver ficha.

Si no lo encuentra, escribe el nombre en Nombre del paciente. Mientras escribes, Agenda sugiere pacientes con ese nombre; elige uno si es la misma persona. Si es alguien nuevo, sigue escribiendo: Agenda lo registra al guardar la cita.
Completa los demás datos. Los marcados con * son obligatorios; tu institución decide cuáles se piden y cómo se llaman. Por lo general son el Teléfono, la Entidad / EPS y el N.º de autorización.

En Más datos (opcional) están el correo, Urgente (la cita se resalta en rojo y aparece en las prioritarias), el Motivo y las Observaciones.
Si aparece Antes de agendar, marca cada verificación del servicio, por ejemplo que la orden médica esté vigente. Sin marcarlas no se puede guardar.
Si quieres, adjunta la autorización u orden en Adjuntar autorización u orden (opcional): Subir archivo, o Tomar foto en el celular. Esta opción aparece si tu institución usa la función Documentos y autorizaciones. Solo se guardan PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP o HEIC).
Haz clic en Confirmar cita, o pulsa Ctrl+Enter.

Qué ves cuando terminas

En el panel aparece Cita guardada con el paciente, el día y la hora. Desde ahí:

Imprimir formato de cita, si el servicio lo pide (ver Imprimir el formato de cita y la agenda).
Verla en la agenda abre la cita en su día.
Enviar por WhatsApp abre WhatsApp con un mensaje ya escrito para el paciente: el servicio, el día, la hora, con quién y sus indicaciones.
Agendar otra para este paciente vuelve a la lista de servicios con el mismo paciente.

Debajo vuelven a aparecer las Indicaciones para el paciente: es el momento de leérselas. Si tu institución tiene los correos encendidos y la cita tiene el correo del paciente, le llega la confirmación.

Otra forma: hacer clic en un espacio libre de la agenda

Úsala cuando ya sabes la hora y con quién, por ejemplo para llenar un hueco del día.

En Agenda, en la vista Día o Semana, haz clic en el espacio libre, en la hora y en la columna del profesional.

Se abre Agendar una cita, con lo que hay libre a esa hora: Disponible a las 9:30, por ejemplo.
Haz clic en el servicio. Pasas directo a los datos del paciente.

Si el servicio no está en la lista, ábrelo en Otros servicios de esta agenda o en Ver todos los servicios. Luego elige el Día y un horario de la lista. Si el día no tiene cupos, Agenda te ofrece los Próximos cupos.
Escribe los datos del paciente, igual que en los pasos 5 a 9 de arriba.
Haz clic en Confirmar cita.

La agenda muestra La cita se guardó correctamente. con Ver cita para abrirla.

Agendar para un paciente que ya conoces

Puedes empezar desde el paciente y no desde el servicio:

En su ficha, haz clic en Agendar cita.
En la búsqueda (Ctrl+K), debajo del paciente, elige Agendar para este paciente.
En una cita atendida o cancelada, haz clic en Agendar de nuevo y elige cuándo: Lo antes posible, En 1 semana, En 1 mes… Si el servicio tiene un control sugerido, aparece primero.

La página Agendar dice Agendando para y el nombre. Si el paciente ya tuvo citas, aparece Última cita con Repetir, que abre el mismo servicio con la misma agenda.

Agregar un sobrecupo

Un sobrecupo es una cita a una hora que ya está llena o fuera del horario de la agenda. Se agrega por encima de la capacidad y queda marcada como Sobrecupo en la agenda y en el PDF del día. Lo pueden agregar Recepción, Profesional y Administración, y solo desde la agenda.

En Agenda, haz clic en la hora que necesitas, en la columna del profesional.
En Agendar una cita, elige el servicio. Si no está entre los disponibles, ábrelo en Otros servicios de esta agenda.
Debajo de los horarios, en ¿La hora que necesitas está llena? Agrega un sobrecupo, revisa la hora y haz clic en Agregar sobrecupo.
Agenda pregunta ¿Agregar un sobrecupo?. Haz clic en Agregar sobrecupo.
Escribe los datos del paciente y haz clic en Confirmar sobrecupo.

También puedes agregar un sobrecupo a la misma hora de otra cita: ábrela, haz clic en ⋯ y elige Agregar sobrecupo a esta hora.

Un estudio largo cuya sala o equipo tiene un límite de cupos no admite sobrecupos: Agenda dice «Este estudio tiene un límite de cupos y no admite sobrecupos. Elige un horario disponible.»

Problemas frecuentes

Dice «No hay cupos hasta el…». Agenda buscó hasta donde se puede agendar ese servicio y no encontró horarios libres. Debajo explica por qué, por ejemplo que la agenda no tiene horario o tiene una ausencia. Prueba con otro profesional, otra fecha en Desde o anota al paciente en la lista de espera. Si el servicio debería tener cupos, avisa a quien administra la agenda.

Elegiste un cupo y al confirmar dice «Ese horario ya no está disponible. Elige otro horario». Otra persona lo agendó mientras escribías. Agenda vuelve a buscar y te muestra los cupos libres; los datos del paciente se conservan. Elige otro y confirma de nuevo.

Dice «Aún no hay servicios para agendar». Nadie ha creado servicios o ninguno tiene quién lo atienda. Pídele a alguien con Administración que los configure (ver Configurar Agenda).

El servicio no aparece en el buscador. Puede estar inactivo, no tener quién lo atienda o no atenderse en la sede elegida arriba.

Más casos en Problemas frecuentes.