--- title: "Agendar una cita" description: "Busca el primer cupo libre de un servicio, escribe los datos del paciente y guarda la cita, o agenda haciendo clic en un espacio libre de la agenda." --- > Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.getarbol.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Agendar una cita Hazlo cuando un paciente pide una cita, en la ventanilla, por teléfono o por mensaje. Hay dos caminos: la página **Agendar**, que busca el primer cupo libre entre todos los profesionales, y un clic en un espacio libre de la agenda, cuando ya sabes la hora y con quién. ## Antes de empezar - Necesitas el rol **Recepción**, **Profesional** o **Administración**. - Ten a mano el documento del paciente y lo que necesita (el servicio). Si tiene una autorización u orden, puedes adjuntarla. ## Pasos 1. En el menú, haz clic en **Agendar**. En la agenda también puedes pulsar **N** o, en el celular, el botón redondo **+**. 2. En el buscador **¿Qué necesita el paciente?**, escribe el servicio y elígelo de la lista. También puedes hacer clic en uno de **Destacados**, **Tus recientes**, **Frecuentes** o de su categoría. 3. Mira los cupos. Arriba aparece **Próxima cita disponible**, con qué tan lejos está; debajo, los primeros cupos de cada día. Si quieres otra cosa, cambia los controles de arriba: - **Primeros disponibles** muestra los primeros cupos de todos los profesionales, por día. **Por agenda** muestra los cupos de cada profesional por separado. - En la lista de profesionales elige uno, o **Todos los profesionales**. - En **Desde**, elige desde qué día buscar. - En **Duración**, si tu institución lo permite, escribe cuánto dura esta cita (por ejemplo `20m` o `1h30`). Solo cambia esta cita. 4. Haz clic en el cupo que quiere el paciente, o en **Elegir esta** junto a la próxima cita disponible. Con el teclado, las teclas **1** a **9** eligen los primeros cupos. A la derecha se abre el panel con el cupo elegido y los datos del paciente. 5. Lee lo que dice el servicio, si dice algo: - **Solo pacientes de 18 a 65 años** (o **desde los N años**, o **hasta los N años**): el servicio tiene un rango de edad. Si Agenda no conoce la fecha de nacimiento del paciente, o si queda fuera del rango (te avisa en ámbar), confirma su edad y marca **Revisé la edad y autorizo que el equipo agende esta cita**. - **Nota para quien agenda**: lo que el equipo debe revisar. El paciente no la ve. - **Indicaciones para el paciente**: lo que debes leerle, como venir en ayunas. También le llegan por correo y en el WhatsApp que le envíes desde Agenda. 6. Escribe el documento del paciente. Si ya está registrado, Agenda llena sus datos y muestra **Paciente registrado** con sus citas y **Ver ficha**. Si no lo encuentra, escribe el nombre en **Nombre del paciente**. Mientras escribes, Agenda sugiere pacientes con ese nombre; elige uno si es la misma persona. Si es alguien nuevo, sigue escribiendo: Agenda lo registra al guardar la cita. 7. Completa los demás datos. Los marcados con **\*** son obligatorios; tu institución decide cuáles se piden y cómo se llaman. Por lo general son el **Teléfono**, la **Entidad / EPS** y el **N.º de autorización**. En **Más datos (opcional)** están el correo, **Urgente** (la cita se resalta en rojo y aparece en las prioritarias), el **Motivo** y las **Observaciones**. 8. Si aparece **Antes de agendar**, marca cada verificación del servicio, por ejemplo que la orden médica esté vigente. Sin marcarlas no se puede guardar. 9. Si quieres, adjunta la autorización u orden en **Adjuntar autorización u orden (opcional)**: **Subir archivo**, o **Tomar foto** en el celular. Esta opción aparece si tu institución usa la función **Documentos y autorizaciones**. Solo se guardan PDF e imágenes (JPG, PNG, WEBP o HEIC). 10. Haz clic en **Confirmar cita**, o pulsa **Ctrl+Enter**. ## Qué ves cuando terminas En el panel aparece **Cita guardada** con el paciente, el día y la hora. Desde ahí: - **Imprimir formato de cita**, si el servicio lo pide (ver [Imprimir el formato de cita y la agenda](/agenda/print/)). - **Verla en la agenda** abre la cita en su día. - **Enviar por WhatsApp** abre WhatsApp con un mensaje ya escrito para el paciente: el servicio, el día, la hora, con quién y sus indicaciones. - **Agendar otra para este paciente** vuelve a la lista de servicios con el mismo paciente. Debajo vuelven a aparecer las **Indicaciones para el paciente**: es el momento de leérselas. Si tu institución tiene los correos encendidos y la cita tiene el correo del paciente, le llega la confirmación. ## Otra forma: hacer clic en un espacio libre de la agenda Úsala cuando ya sabes la hora y con quién, por ejemplo para llenar un hueco del día. 1. En **Agenda**, en la vista **Día** o **Semana**, haz clic en el espacio libre, en la hora y en la columna del profesional. Se abre **Agendar una cita**, con lo que hay libre a esa hora: **Disponible a las 9:30**, por ejemplo. 2. Haz clic en el servicio. Pasas directo a los datos del paciente. Si el servicio no está en la lista, ábrelo en **Otros servicios de esta agenda** o en **Ver todos los servicios**. Luego elige el **Día** y un horario de la lista. Si el día no tiene cupos, Agenda te ofrece los **Próximos cupos**. 3. Escribe los datos del paciente, igual que en los pasos 5 a 9 de arriba. 4. Haz clic en **Confirmar cita**. La agenda muestra **La cita se guardó correctamente.** con **Ver cita** para abrirla. ## Agendar para un paciente que ya conoces Puedes empezar desde el paciente y no desde el servicio: - En su ficha, haz clic en **Agendar cita**. - En la búsqueda (**Ctrl+K**), debajo del paciente, elige **Agendar para este paciente**. - En una cita atendida o cancelada, haz clic en **Agendar de nuevo** y elige cuándo: **Lo antes posible**, **En 1 semana**, **En 1 mes**… Si el servicio tiene un control sugerido, aparece primero. La página **Agendar** dice **Agendando para** y el nombre. Si el paciente ya tuvo citas, aparece **Última cita** con **Repetir**, que abre el mismo servicio con la misma agenda. ## Agregar un sobrecupo Un sobrecupo es una cita a una hora que ya está llena o fuera del horario de la agenda. Se agrega por encima de la capacidad y queda marcada como **Sobrecupo** en la agenda y en el PDF del día. Lo pueden agregar **Recepción**, **Profesional** y **Administración**, y solo desde la agenda. 1. En **Agenda**, haz clic en la hora que necesitas, en la columna del profesional. 2. En **Agendar una cita**, elige el servicio. Si no está entre los disponibles, ábrelo en **Otros servicios de esta agenda**. 3. Debajo de los horarios, en **¿La hora que necesitas está llena? Agrega un sobrecupo**, revisa la hora y haz clic en **Agregar sobrecupo**. 4. Agenda pregunta **¿Agregar un sobrecupo?**. Haz clic en **Agregar sobrecupo**. 5. Escribe los datos del paciente y haz clic en **Confirmar sobrecupo**. También puedes agregar un sobrecupo a la misma hora de otra cita: ábrela, haz clic en **⋯** y elige **Agregar sobrecupo a esta hora**. Un estudio largo cuya sala o equipo tiene un límite de cupos no admite sobrecupos: Agenda dice «Este estudio tiene un límite de cupos y no admite sobrecupos. Elige un horario disponible.» ## Problemas frecuentes **Dice «No hay cupos hasta el…».** Agenda buscó hasta donde se puede agendar ese servicio y no encontró horarios libres. Debajo explica por qué, por ejemplo que la agenda no tiene horario o tiene una ausencia. Prueba con otro profesional, otra fecha en **Desde** o anota al paciente en la [lista de espera](/agenda/waitlist/). Si el servicio debería tener cupos, avisa a quien administra la agenda. **Elegiste un cupo y al confirmar dice «Ese horario ya no está disponible. Elige otro horario».** Otra persona lo agendó mientras escribías. Agenda vuelve a buscar y te muestra los cupos libres; los datos del paciente se conservan. Elige otro y confirma de nuevo. **Dice «Aún no hay servicios para agendar».** Nadie ha creado servicios o ninguno tiene quién lo atienda. Pídele a alguien con **Administración** que los configure (ver [Configurar Agenda](/agenda/setup/)). **El servicio no aparece en el buscador.** Puede estar inactivo, no tener quién lo atienda o no atenderse en la sede elegida arriba. Más casos en [Problemas frecuentes](/agenda/troubleshooting/). Source: https://docs.getarbol.com/agenda/book-an-appointment/index.mdx