Arbi no les escribe ni les habla a los pacientes por su cuenta. Una llamada llega a alguien fuera de tu equipo solo en dos casos, y siempre después de que una persona de tu equipo la aprueba:
| Caso | Dónde | Quién llama |
|---|---|---|
| Le pides a Arbi que un agente llame a un número | En Raíz, Agenda, Cuenta o WhatsApp | Un agente de voz de Raíz de tu organización |
| Usas la Llamada automática (Arbi) en una gestión | En Ámbar | El agente de voz que el equipo de Arbol configuró para tu organización |
En los dos casos, la llamada es una llamada real a un teléfono.
Pedirle a Arbi una llamada
Sirve para una llamada puntual: probar un agente de voz llamándote a ti, o que un agente llame a un paciente. Para llamar a una lista de personas se usa una campaña.
Antes de empezar
- Necesitas un rol de Raíz que permita Atender conversaciones y escribir por WhatsApp.
- El agente de voz tiene que estar listo para llamar. Raíz no llama a un número bloqueado.
- Ten el número con su código de país. En el ejemplo: +57 555 0142.
Pasos
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Pídeselo a Arbi con el agente y el número. Por ejemplo: «Que el agente Recordatorios (ejemplo) llame al +57 555 0142». Si quieres un saludo o unas indicaciones especiales para esta llamada, dilo. Si no, el agente usa su configuración de siempre.
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Arbi revisa el agente y te dice quién va a llamar y a qué número. Si el agente o el número no son claros, te pregunta.
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Revisa la tarjeta y apruébala:
- En la web, la tarjeta dice Arbi quiere usar y la acción de iniciar la llamada. En Ver parámetros técnicos está el número exacto. Haz clic en Aprobar.
- En WhatsApp, la tarjeta Confirmar llamada muestra el Agente, el Número que recibirá la llamada y el aviso «Al confirmar, se iniciará una llamada real a ese número con la línea del agente o la línea compartida habilitada en Raíz. Si cancelas, no se llamará.» Toca Iniciar llamada.
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Arbi te dice cómo respondió Raíz: si aceptó la llamada o si no salió, y por qué.
Qué pasa después
- Que Raíz aceptara la llamada no significa que alguien contestó. Para saber cómo terminó, pregúntale de nuevo a Arbi, por ejemplo «¿cómo terminó la llamada?». Arbi vuelve a consultarla. No te avisa por su cuenta.
- La llamada queda en Raíz, en Conversaciones, como cualquier otra, con su transcripción.
- Si no sale, no se repite sola. Arbi te da la causa que dio Raíz, sin adivinar. No vuelve a llamar, ni cambia de agente, de línea o de número, sin un pedido y una aprobación nuevos.
- Si Arbi no sabe si la llamada salió, te lo dice. Revisa en Conversaciones antes de pedirla otra vez.
Para probar un agente también tienes Llamada de prueba en la página del agente. Ve Probar un agente.
Las campañas solo quedan en borrador
Si le pides a Arbi que prepare una campaña, guarda un borrador con los números y el agente, después de tu aprobación (en WhatsApp, Crear borrador). Un borrador no llama a nadie. Una persona con permiso la revisa y la pone en marcha en Raíz. Ve Novedades, plantillas y campañas.
La Llamada automática (Arbi) de Ámbar
En Ámbar, una gestión es el seguimiento de una persona en un contrato. Cuando tu equipo aprueba el contacto de una gestión, la Llamada automática (Arbi) hace que un agente de voz la llame por su cuenta: tú no marcas el número. El agente llama a quien tu equipo eligió en A quién contactar (la persona, quien la cuida, su médico o la clínica), con el propósito que se escribió en Qué debe lograr el contacto, y deja el resultado en la gestión.
Ámbar propone el contacto
La gestión aparece en Por revisar.Alguien lo aprueba
Con Aprobar el contacto. Pasa a Por llamar.Alguien inicia la llamada
Con Llamada automática (Arbi).El resultado queda en la gestión
Con su transcripción, si la hay.
Quién la aprueba
- Aprobar el contacto y usar la Llamada automática (Arbi) requieren un rol de Ámbar con Autorizar y enviar comunicaciones.
- El botón solo se habilita si tu organización tiene un agente configurado por el equipo de Arbol, la persona tiene un teléfono válido y el contacto ya está aprobado.
- No se habilita si ya hay un contacto en curso o si otra persona del equipo tomó la gestión. Mientras alguien del equipo tiene la gestión, el contacto automático queda pausado.
Pasos
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En Gestiones, haz clic en Por llamar.
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Para una persona, abre su gestión y haz clic en Llamada automática (Arbi).
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Para varias, marca sus filas y haz clic en Llamada automática (Arbi) a N gestiones, por ejemplo Llamada automática (Arbi) a 3 gestiones. Ámbar pregunta, por ejemplo, «¿Pedir a Arbi que llame a 3 personas?» y muestra a quiénes. Confirma con Iniciar 3 llamadas.
En la ficha de la persona, cada llamada automática muestra su resultado, como Habló con la persona, No contestó, Pasó al equipo o No salió, y su transcripción cuando la hay. El resultado de la llamada no cierra la gestión: anota hasta dónde llegó con Registrar resultado. Ve Trabajar las gestiones.
Problemas frecuentes
Arbi dice que no puede iniciar la llamada
Tu rol no permite iniciar llamadas en Raíz, el agente no está listo, o Raíz rechazó la llamada, por ejemplo porque el número está bloqueado.
Qué hacer: lee la causa que te da Arbi. Revisa el agente en Raíz, o pídele la llamada a alguien con permiso. Si el número está bloqueado, no insistas: la persona pidió no ser contactada o alguien lo bloqueó por una razón.
Aprobé la llamada, pero el paciente dice que no lo llamaron
Que Raíz aceptara la llamada no confirma que sonó ni que alguien contestó.
Qué hacer: pregúntale a Arbi cómo terminó, o abre la conversación en Conversaciones de Raíz y lee su resultado y su transcripción.
La Llamada automática (Arbi) está desactivada
Ámbar dice por qué debajo del botón o al pasar el cursor sobre él.
Qué hacer: lo más común es que falte aprobar el contacto, que ya haya un contacto en curso o que otra persona tenga la gestión. Si dice «Todavía no se puede llamar», falta algo para contactar a la persona, como un teléfono válido.