--- title: "Configurar Agenda" description: "Para Administración, qué configurar y en qué orden, de la institución y sus sedes a los datos que se piden al agendar y los mensajes a los pacientes." --- > Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.getarbol.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Configurar Agenda Antes de que el equipo pueda agendar, alguien con **Administración** prepara Agenda: quién atiende, cuándo y qué servicios ofrece. Esta sección es para esa persona. Si solo agendas, no la necesitas. ## Antes de empezar - Necesitas el rol **Administración**. Con él ves **Configuración** abajo en el menú. ## En qué orden configurar 1. **Institución y funciones**: el nombre y el logo de tu institución, y las funciones que usa. Ver abajo. 2. **Sedes**, si atiendes en más de un lugar. Ver abajo. 3. **Profesionales y salas** (en el menú, **Personas y salas**): quién atiende y dónde. Ver [Agregar profesionales, salas y equipos](/agenda/setup/professionals-and-rooms/). 4. **Horario**, en la página de cada agenda: cuándo atiende cada uno, con días especiales y ausencias. Ver [Configurar horarios, días especiales y ausencias](/agenda/setup/schedules/). 5. **Servicios**: qué se agenda, cuánto dura y quién lo atiende. Ver [Crear y configurar servicios](/agenda/setup/services/). 6. **Datos al agendar** y **Entidades**: qué se le pide al paciente en cada cita. Ver abajo, [Configurar los datos al agendar](/agenda/setup/booking-details/) y [Configurar las entidades](/agenda/setup/payers/). 7. **Mensajes y recordatorios**: qué reciben los pacientes. Ver abajo y [Configurar mensajes y recordatorios](/agenda/setup/messages-and-reminders/). 8. **Equipo y permisos**: invita a tu equipo con su rol. Ver [Quién puede hacer qué](/agenda/roles/). La página **Configuración** muestra una línea de estado en cada sección, por ejemplo cuántas agendas no tienen horario o cuántos servicios no tienen quién los atienda. Revísala cuando algo no se pueda agendar. ## Institución y funciones 1. En **Configuración**, haz clic en **Institución y funciones**. 2. En **Nombre**, escribe el nombre de tu institución. Aparece arriba en el menú y es el remitente de los correos a pacientes. 3. En **Logo de la institución**, sube tu logo (PNG, JPG o WebP de hasta 1 MB). Encabeza los correos, el formato de cita y la agenda en PDF. Se guarda al subirlo. 4. En **Funciones**, enciende lo que usa tu institución: | Función | Qué agrega | | - | - | | **Lista de espera** | La [lista de espera](/agenda/waitlist/) en el menú. | | **Reportes** | Los [reportes](/agenda/reports/) en el menú. | | **Sedes** | Las sedes en Configuración, y el filtro por sede cuando hay dos o más. | | **Salas y equipos** | Consultorios, salas y equipos como agendas, y servicios que además necesitan una sala o un equipo. | | **Campos propios** | Campos de tu institución en **Datos al agendar**, como el n.º de orden. | | **Documentos y autorizaciones** | Archivos adjuntos al paciente y a cada cita. | | **Mensajes y recordatorios** | Correos, WhatsApp y llamadas a pacientes, y la agenda diaria en PDF. | 5. Haz clic en **Guardar cambios**. Apagar una función la oculta, pero no borra nada. Apagar **Mensajes y recordatorios** detiene todos los mensajes a pacientes. ## Sedes Si tu institución atiende en un solo lugar, no necesitas sedes. Con dos o más, la agenda, **Agendar**, **Personas y salas** y los reportes se pueden filtrar por sede. 1. En **Configuración**, haz clic en **Sedes** y luego en **Nueva sede**. Si no ves **Sedes**, enciéndela primero en **Institución y funciones**. 2. Escribe el **Nombre**, la **Ciudad**, la **Dirección** y el **Teléfono** de la sede, y revisa su **Zona horaria**. La dirección y el teléfono salen en el formato de cita impreso. 3. Haz clic en **Crear sede**. 4. En la página de la sede, en **Agregar agendas**, busca a los profesionales, salas y equipos que atienden ahí y haz clic en **Agregar**. Quien no tiene sede atiende en todas. Una sede **Inactiva** desaparece de los filtros; sus agendas siguen funcionando. ## Datos al agendar Decide qué se le pide al paciente en cada cita y cómo se llama cada dato en tu institución. 1. En **Configuración**, haz clic en **Datos al agendar**. 2. En **Datos del paciente y la cita**, elige para cada dato si **No se pide**, es **Opcional** u **Obligatorio**: documento, teléfono, correo, entidad, autorización y observaciones. Lo obligatorio no deja guardar la cita sin ese dato; lo que no se pide desaparece del formulario. La **Prioridad** (marcar una cita como urgente) se pide o no. 3. En **Quién paga la cita**, cambia el **Nombre del campo** si en tu institución no se dice «Entidad / EPS», por ejemplo «Aseguradora». 4. Si quieres, ajusta los **Tipos de documento**, cambia los nombres y ejemplos de cada dato en **Personalizar textos (opcional)** y, si encendiste **Campos propios**, agrégalos con **Agregar campo**. En **Duración de la cita**, enciende **Cambiar la duración al agendar** para que la recepción pueda acortar o alargar una cita. 5. Haz clic en **Guardar cambios**. Si el correo **No se pide**, los pacientes no reciben correos. Cada opción, paso a paso: [Configurar los datos al agendar](/agenda/setup/booking-details/). ## Entidades Es la lista de EPS, aseguradoras o entidades que se sugiere al agendar. En el menú de **Configuración** aparece con el nombre que le diste en **Datos al agendar**. 1. En **Configuración**, haz clic en **Entidades** (o el nombre de tu institución para ellas). 2. Haz clic en **Agregar**, escribe el **Nombre** y, si quieres, su **Código** de facturación. Para cargar muchas a la vez, usa **Pegar lista**: una por línea. 3. Haz clic en **Guardar**. Si una entidad necesita que primero se hable con el médico, enciende **Solo agenda el equipo**: el asistente de WhatsApp de Arbol no agenda a sus pacientes, sino que los deja en la lista de espera con **Coordinar con el médico**. Cada opción, paso a paso: [Configurar las entidades](/agenda/setup/payers/). ## Mensajes y recordatorios Si tu institución usa **Mensajes y recordatorios**, aquí decides qué recibe el paciente, por dónde y cuándo: - **Correo**: la **Confirmación al agendar**, hasta tres recordatorios antes de la cita, el **Aviso de cambio de horario** y el **Aviso de cancelación**. También puedes poner en el correo los botones **Confirmar asistencia** y **Cancelar la cita**: abren una página con la cita, nada cambia hasta que el paciente confirma ahí, y el historial lo muestra como hecho por él. - **WhatsApp y llamadas**: recordatorios y avisos por WhatsApp y llamadas, con Contactabilidad de Arbol. - **Diseño del correo**: cómo se ven los correos, con una prueba. - **Avisos al equipo**: la agenda diaria en PDF por correo y los avisos de la lista de espera. Los correos salen solo cuando la cita tiene el correo del paciente. La conexión con WhatsApp y llamadas la hace el equipo de Arbol: si la necesitas, pídesela. Cada opción, paso a paso: [Configurar mensajes y recordatorios](/agenda/setup/messages-and-reminders/). Cómo lo vive el equipo cada día: [Recordatorios y confirmaciones](/agenda/reminders/). ## Integraciones En **Configuración** › **Integraciones** ves las conexiones de Agenda con otros servicios de Arbol. El equipo de Arbol las conecta. Source: https://docs.getarbol.com/agenda/setup/index.mdx