--- title: "Configurar los datos al agendar" description: "Para Administración, elige qué datos se piden en cada cita y cuáles son obligatorios, cómo se llaman en tu institución, los tipos de documento, los campos propios y si se puede cambiar la duración al agendar." --- > Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.getarbol.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Configurar los datos al agendar **Datos al agendar** decide qué se le pide al paciente en cada cita, qué es obligatorio y cómo se llama cada dato en tu institución. Las mismas reglas valen para todas las citas: las que agenda tu equipo, las del asistente de WhatsApp de Arbol y las que llegan de otros sistemas. Configúralo al empezar y cada vez que cambien los datos que exige tu institución. ## Antes de empezar - Necesitas el rol **Administración**. - Para agregar **Campos propios**, enciende primero esa función en **Configuración** › **Institución y funciones** (ver [Configurar Agenda](/agenda/setup/)). ## Pasos 1. En **Configuración**, haz clic en **Datos al agendar**. 2. En **Quién paga la cita**, escribe el **Nombre del campo** o elige uno: **EPS**, **Entidad**, **Entidad / EPS**, **Aseguradora** o **Convenio**. Ese nombre lo ven la recepción, el panel de la cita y la agenda diaria en PDF, y es el nombre de la lista de entidades en **Configuración**. 3. En **Datos del paciente y la cita**, elige para cada dato si **No se pide**, es **Opcional** u **Obligatorio**: | Dato | Para qué sirve | Opciones | | - | - | - | | **Documento** | El tipo y el número de documento del paciente. | **Opcional** u **Obligatorio**: siempre se pide. | | **Teléfono** | Para llamar o escribir por WhatsApp desde la cita, y para los recordatorios por WhatsApp y llamada. | **No se pide**, **Opcional** u **Obligatorio** | | **Correo** | Para enviar la confirmación, los recordatorios y los avisos por correo. | **No se pide**, **Opcional** u **Obligatorio** | | **Entidad / EPS** (o el nombre que le diste) | Quién paga. Se elige de la lista de entidades o se escribe. | **No se pide**, **Opcional** u **Obligatorio** | | **N.º de autorización** | El número que entrega la entidad para el servicio. | **No se pide**, **Opcional** u **Obligatorio** | | **Observaciones** | Notas para el día de la cita: copago, qué traer… | **No se pide**, **Opcional** u **Obligatorio** | | **Prioridad** | Marca las citas urgentes en la agenda. | **No se pide** o **Se pide** | El **Nombre del paciente** siempre es obligatorio. 4. En **Duración de la cita**, enciende **Cambiar la duración al agendar** si la recepción puede acortar o alargar una cita al agendarla o reprogramarla. Solo cambia esa cita: el servicio conserva su duración. Si lo enciendes, en **Duraciones permitidas** escribe el **Mínimo (min)** y el **Máximo (min)**, y elige en **De a** de a cuántos minutos se puede escribir (con 5 min, 17 no vale y 15 sí). 5. Si quieres cambiar cómo se llama un dato, abre **Personalizar textos (opcional)** y escribe el **Nombre en el formulario** y el **Ejemplo dentro del campo**, el texto gris que se ve antes de escribir. Vacío vuelve al de Agenda. 6. Revisa los **Tipos de documento** y, si tu institución los usa, los **Campos propios** (ver abajo). 7. Abajo, haz clic en **Guardar cambios**. ## Qué ves cuando terminas Abajo dice **Guardado. Las próximas citas ya piden estos datos.** Las citas ya guardadas no cambian. Al agendar, cada dato obligatorio lleva **\*** y no deja guardar la cita sin él. El teléfono, la entidad y la autorización aparecen siempre que se piden. El correo y las observaciones opcionales, y los campos propios opcionales, quedan dentro de **Más datos (opcional)**, que viene cerrado. Lo que **No se pide** desaparece del formulario. En **Configuración**, la línea de estado de **Datos al agendar** dice cuántos datos son obligatorios además del nombre. > **Si tu institución envía recordatorios** > > Sin correo no sale ningún correo al paciente, y sin teléfono no salen WhatsApp ni llamadas. Si tu institución depende de los recordatorios, pon el **Correo** o el **Teléfono** en **Obligatorio**, o pide al equipo que los llene. El teléfono debe llevar el indicativo del país, por ejemplo **+57**. Ver [Configurar mensajes y recordatorios](/agenda/setup/messages-and-reminders/). ## Tipos de documento La lista viene con los documentos de Colombia: cédula de ciudadanía (**CC**), tarjeta de identidad (**TI**), registro civil (**RC**), cédula de extranjería (**CE**), pasaporte (**PA**), los permisos para migrantes (**PEP**, **PPT**) y otros. El primero activo es el **Predeterminado**: el que se elige solo al agendar. - Para que otro sea el predeterminado, haz clic en **Usar por defecto** (la flecha hacia arriba) en su fila. - Para dejar de ofrecer uno, apaga su interruptor. Se conserva en los pacientes que ya lo tienen. Siempre queda al menos uno activo. - Para cambiar su nombre o su descripción, haz clic en el lápiz. Para agregar uno, como el documento de otro país: 1. En **Tipos de documento**, haz clic en **Agregar tipo**. 2. Escribe el **Código**, de 1 a 10 letras o números sin espacios, como «DNI». Es lo que se ve junto al número y ya no se puede cambiar. 3. Escribe el **Nombre** y, si quieres, la **Descripción (opcional)**, que se ve al pasar el cursor sobre el tipo. 4. Haz clic en **Agregar a la lista** y luego, abajo en la página, en **Guardar cambios**. Caben hasta 40 tipos de documento. ## Campos propios Son los datos que tu institución necesita y no están arriba, como el n.º de orden médica, la sede de remisión o el acompañante. Se piden en cada cita. 1. En **Campos propios**, haz clic en **Agregar campo**. 2. Escribe el **Nombre del campo**, por ejemplo «N.º de orden médica». 3. Elige el **Tipo**: **Texto**, **Número**, **Fecha**, **Sí / no** o **Lista de opciones**. Para una lista, escribe las **Opciones**, una por línea (hasta 50). El tipo ya no se puede cambiar después, porque las citas guardadas lo usan. 4. Si quieres, escribe una **Ayuda (opcional)** para quien agenda, como «Como aparece en la orden». 5. Enciende **Obligatorio** si la cita no se puede guardar sin este dato. 6. Haz clic en **Agregar a la lista** y luego, abajo en la página, en **Guardar cambios**. El campo aparece al agendar, en el panel de la cita, en **Cita**, y en **Editar datos de la cita**. Caben hasta 30 campos propios. Para dejar de pedir uno, haz clic en el botón de archivar de su fila: queda marcado **Archivado** y lo que ya se guardó en las citas se conserva. Para volver a pedirlo, haz clic en la flecha circular de su fila. ## Las verificaciones antes de agendar Lo que la recepción debe revisar antes de confirmar una cita, como «La orden médica está vigente», no se configura aquí: es de cada servicio, en **Antes de agendar**. Ver [Crear y configurar servicios](/agenda/setup/services/). ## Problemas frecuentes Falta un dato que tu institución puso en **Obligatorio**. Al agendar va marcado con **\***. **Qué hacer:** llena el dato y vuelve a confirmar la cita. Si ese dato no debería ser obligatorio, cámbialo aquí. La función **Campos propios** está apagada. **Qué hacer:** enciéndela en **Configuración** › **Institución y funciones** y vuelve a **Datos al agendar**. Es el único activo, y siempre debe quedar al menos uno. **Qué hacer:** enciende otro tipo antes de apagar ese. El código tiene espacios o signos, o ya existe en la lista. **Qué hacer:** escribe otro código, solo con letras y números. Si el tipo ya existe pero está apagado, enciéndelo. El **Mínimo (min)** es mayor que el **Máximo (min)**, o alguno pasa de 24 horas (1.440 minutos). **Qué hacer:** corrige los dos valores y vuelve a guardar. Los cambios aplican a las citas que se agenden desde que guardas. **Qué hacer:** si necesitas el dato en una cita anterior, ábrela y agrégalo con **⋯** › **Editar datos de la cita**. Otra persona guardó **Datos al agendar** mientras lo tenías abierto. **Qué hacer:** recarga la página, revisa lo que cambió y vuelve a hacer tus cambios. Source: https://docs.getarbol.com/agenda/setup/booking-details/index.mdx